Jogszabályi háttér:
3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról
Munkafolyamat-leírás:
2004-ben, az Ady téri épületbe való átköltözéssel létrejött Közép-Európa legnagyobb integrált felsőoktatási könyvtára, amely több mint 70 kisebb-nagyobb kari, intézeti egység összeolvadásával jött létre. A költözésben nem érintett állományok (klinikai, tanszéki, iskolai, kollégiumi gyűjtemények) az egységek kezelésében maradtak, ezek szakszerű kezeléséről – az SZTE Klebelsberg Könyvtár (a továbbiakban: SZTE KK) szakmai útmutatása mellett – az egyes egységek gondoskodnak.
Különféle okok miatt időszakosan szükségessé válik az állományokból történő selejtezés, amely az alábbi standardizált munkafolyamat szerint történik.
0. Előzetes kommunikáció:
- az állomány kezelésével megbízott intézeti munkatárs felveszi a kapcsolatot az SZTE KK fölöspéldányok kezelésével foglalkozó munkatársaival a folospeldany@ek.szte.hu e-mail címen, és jelzi, hogy szeretne selejtezési eljárást indítani.
1. A selejtezendő állományrész kijelölése:
- az állomány kezelésével megbízott intézeti munkatárs kijelöli a selejtezésre szánt dokumentumokat, állományrészeket – továbbra is biztosítva az állomány visszakereshetőségét;
- a selejtre jelölésnek számos oka lehet:
- természetes elhasználódás
- tervszerű állományapasztás:
- tartalmi elavulás,
- az olvasói igény csökkenése miatt fölös példányok keletkeztek,
- módosult a gyűjtőkör;
- egyéb ok:
- elháríthatatlan esemény bekövetkezése (vis maior),
- bűncselekmény,
- behajthatatlan követelés,*
- pénzben megtérített követelés,*
- megengedhető hiány (káló),*
- normán felüli hiány.*
(* csak kölcsönző könyvtárak esetén)
2. A selejtezésre jelölt állományrész listázása:
- az állomány kezelésével megbízott intézeti munkatárs a letölthető formanyomtatványok (lehető legrészletesebb) kitöltésével Excel listát készít a selejtre jelölt dokumentumokról;
VAGY
- ha az érintett dokumentumok egy része/összessége megtalálható az SZTE KK online katalógusában, és a fölöspéldány-jegyzék készítője rendelkezik a megfelelő jogosultsággal, akkor a Corvina integrált könyvtári rendszer ACQ moduljában kell a törlési jegyzéket az arra alkalmas példányok esetében elkészíteni.
3. Engedélykérés – engedélyezés:
- a selejtezést kezdeményező egység (a továbbiakban: Egység) vezetője hivatalos levélben fordul az SZTE KK főigazgatójához, amelyben kéri a selejtezési eljárás engedélyezését, a leveléhez mellékelt (ill. hivatkozott ACQ) törlési jegyzékre vonatkozóan;
- a levelet kérjük elektronikus és nyomtatott formában egyaránt megküldeni a folospeldany@ek.szte.hu e-mail címre és az SZTE KK postai címére (6722 Szeged, Ady tér 10.);
- a törlési jegyzéket MS Office Excel, ill. LibreOffice Calc által kezelhető, táblázatos formátumban kérjük csatolni;
- SZTE KK főigazgatója dönt a selejtezés engedélyezéséről és erről értesíti az Egység vezetőjét. Pozitív döntés esetén tájékoztatja az SZTE kancellárját az eljárás részleteiről.
4. Szakreferensi véleményezés — köröztetés – fölajánlás:
- az SZTE KK megbízott munkatársai kijelölik és bekérik azokat a példányokat, amelyek megtartását és állománybavételét javasolják az SZTE KK számára;
- a megtartásra nem javasolt példányokat a nemzeti könyvtár közreműködésével közgyűjtemények számára ajánlják fel;
5. Továbbhasznosítás:
- az SZTE KK munkatársai bekérik az Egységtől az OSZK, ill. más igénylő által kért köteteket, és közreműködnek azok elszállításában;
- a más módon nem hasznosítható példányok ipari felhasználás céljára történő elszállításáról az Egység gondoskodik.
6. A folyamat lezárása:
- az SZTE KK megbízott munkatársa megküldi az Egység vezetője részére a hivatalos selejtezési engedélyt.
Kapcsolat:
e-mail: folospeldany@ek.szte.hu
posta cím:
SZTE Klebelsberg Könyvtár
6722 Szeged, Ady tér 10.
Formanyomtatványok:
Folyamatábra:
